Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Siinä kerrotaan, mitä henkilötietoja Var-Met Oy käsittelee, mihin tietoja käytetään, kuinka kauan niitä säilytetään ja mitä oikeuksia sinulla on omiin tietoihisi. Seloste kattaa sekä asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamisen että verkkosivuston var-met.fi käytön.

1. Rekisterinpitäjä

Var-Met Oy
Y-tunnus 2008360-8
Yrittäjäntie 5, 70150 Kuopio
Kotipaikka Kuopio
Puhelin +358 40 560 4603
Sähköposti info@poista_tämä.var-met.fi

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö on Sari Savolainen, Yrittäjäntie 5, 70150 Kuopio, puhelin +358 400 616 680. Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset voi lähettää joko hänelle tai osoitteeseen info@poista_tämä.var-met.fi.

2. Rekisterin nimi

Var-Met Oy:n asiakasrekisteri, joka sisältää myös verkkosivuston kautta tulleet yhteydenotot ja sivuston käyttöä koskevat tilastotiedot.

3. Käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin perusteisiin:

• Oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f) — asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja toimittajien välisen suhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen.
• Sopimuksen valmistelu ja täyttäminen (GDPR 6 art. 1 b) — tarjouspyyntöihin vastaaminen sekä tilausten ja toimitusten hoitaminen.
• Suostumus (GDPR 6 art. 1 a) — yhteydenottolomakkeen lähettäminen sekä analytiikkaevästeiden käyttö sivustolla.
• Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 c) — kirjanpito- ja muu lainsäädäntö.

Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, laskuttamiseen, saatavien valvontaan, palvelujen kehittämiseen sekä analysointiin ja tilastointiin. Tietoja voidaan käyttää Var-Met Oy:n ja asiakkaan väliseen markkinointiin ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Lisäksi tietoja voidaan käyttää väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen, liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteluun, kävijä- ja asiakasmäärien mittaamiseen sekä markkinatutkimuksiin.

Emme tee automaattista päätöksentekoa emmekä profilointia, emmekä luovuta tietoja kolmansien osapuolten markkinointiin.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää yritystietojen lisäksi seuraavat asiakkuuteen liittyvät tiedot:

• yhteyshenkilön nimi, titteli, yritys ja Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• asiakashistoria, kuten sopimukset, tarjoukset, tilaukset, yhteydenotot, palautteet sekä laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot sekä evästeiden keräämä tieto
• asiakasviestintää, markkinointia ja muuta yhteydenpitoa koskevat tiedot, muun muassa suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset sekä tarjoukset, kampanjat ja tapaamiset
• asiakastyytyväisyyskyselyihin liittyvät tiedot ja vastaukset
• muut asiakkaan itsensä antamat tiedot

Verkkosivuston yhteydenottolomakkeella kerätään nimi ja sähköpostiosoite (pakolliset), yritys, puhelinnumero, yhteydenoton aihe ja viestin sisältö, mahdolliset liitetiedostot kuten piirustukset ja tarjouspyyntöaineisto, sekä lähetysajankohta, lähettäjän IP-osoite ja selaintiedot roskapostin torjuntaa ja väärinkäytösten selvittämistä varten.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään: verkkosivuston lomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse tai asiakkuussopimusta solmittaessa ja asiakkuuden aikana. Henkilö- ja yritystietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä, kaupparekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Tietoja kerätään lisäksi evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla siltä osin kuin olet antanut niihin suostumuksesi.

6. Tietojen säilytysaika

Yhteydenottoviestejä säilytetään niin kauan kuin asian käsittely edellyttää. Jos yhteydenotosta syntyy asiakas-, yhteistyö- tai toimittajasuhde, tietoja säilytetään suhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien selvittäminen tai lainsäädäntö, kuten kirjanpitolaki, edellyttää. Tarpeettomiksi käyneet viestit ja liitteet poistetaan. Analytiikkatiedot säilytetään Google Analyticsin säilytysasetusten mukaisesti, ja evästeiden kesto käy ilmi alla olevasta evästetaulukosta.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Henkilötietoja ei myydä, vuokrata eikä luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Var-Met Oy:llä on oikeus käyttää alihankkijoita palvelujensa tarjoamisessa ja toteuttamisessa, jolloin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on palvelujen toteuttamiseksi tarpeen. Näitä sitoo sopimus ja vaitiolovelvollisuus. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin kun laki sitä edellyttää.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita palveluntarjoajiemme palvelimilla, joilta niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietoja käsitellään lähtökohtaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Jos jokin käytetty palvelu edellyttää tietojen siirtoa näiden alueiden ulkopuolelle, siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä suojatoimia.

Sivuston kävijäseurannassa käytetään Google Analytics 4 -palvelua, jonka tarjoaa Euroopan talousalueella Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti). Palvelun yhteydessä tietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin Google LLC:lle, joka on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltain väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework). Google Analytics 4 ei tallenna kävijöiden IP-osoitteita, ja seuranta käynnistyy vasta kun olet antanut siihen suostumuksesi.

8. Rekisterin suojaus

Sivusto toimii salatun HTTPS-yhteyden yli. Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä sekä vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai siirtämiseltä. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin, ja pääsy tietoihin on rajattu niille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Tiedot on suojattu palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla. Var-Met Oy:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus kaikkiin asiakastietoihin liittyen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä sinua koskevia tietoja rekisterissä on, ja saada niistä kopio
• vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisemista tai täydentämistä
• pyytää tietojesi poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• kieltää tietojesi käyttö suoramarkkinointiin
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, ilman että se vaikuttaa ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen

Tarkastus-, oikaisu- ja kielto-oikeutta käytetään ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön tai lähettämällä pyyntö osoitteeseen info@poista_tämä.var-met.fi. Tarkastuspyyntö voidaan pyytää tekemään kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Yhden tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on maksutonta. Korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista, ja vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.

Jos katsot, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

10. Evästeet ja kävijäseuranta

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa laitteellesi sivustolla käydessäsi. Käytämme kahdenlaisia evästeitä: välttämättömiä evästeitä, jotka ovat tarpeen sivuston toiminnan ja suostumusvalintasi muistamisen kannalta, sekä analytiikkaevästeitä, joilla tilastoimme kävijämääriä ja sivuston käyttöä Google Analyticsin avulla.

Analytiikkaevästeitä ei aseteta ennen kuin olet antanut niihin suostumuksesi: seurantaskriptit on estetty siihen asti. Markkinointi- tai mainosevästeitä sivustolla ei käytetä. Voit myös estää evästeet kokonaan selaimesi asetuksista, jolloin osa sivuston toiminnoista ei välttämättä toimi.

11. Suostumuksen hallinta

Ensimmäisellä käynnillä sivusto näyttää evästeilmoituksen, jossa voit hyväksyä tai hylätä analytiikkaevästeet. Valinnat tallennetaan ja niitä voi muuttaa milloin tahansa sivun alalaidassa olevasta evästeasetusten painikkeesta tai yllä olevasta painikkeesta.

12. Selosteen muutokset

Kehitämme sivustoa ja palveluitamme jatkuvasti, joten tätä selostetta voidaan päivittää. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.